نامه رسمی انگلیسی:
نامه رسمی انگلیسی از لحاظ ساختار کلی همانند نامه غیر رسمی است. یعنی شما نیاز به قسمت salutation ، بدنه یا متن نامه، و قسمت sign off دارید. تفاوت نامه رسمی انگلیسی با نامه غیر رسمی انگلیسی در عباراتی است که در هر یک از این بخش ها بکار می رود. در اینجا بیشتر تمرکز من روی ایمیل است و به همین علت به نکات آدرس نویسی روی نامه و پاکت نامه و مواردی مثل این نمی پردازم. هرچند بجز آدرس نویسی و چند فرق جزئی دیگر، تفاوتی میان نامه و ایمیل رسمی وجود ندارد.
نکته اولی که شاید چندان هم ربطی به نگارش نامه رسمی انگلیسی نداشته باشد، انتخاب آدرس ایمیل مناسب است. آدرس ایمیل شما باید طوری انتخاب گردد که نشان دهنده هویت شما باشد. مثلا برای نام فرضی علی رضایی ایمیلی مثل ali.rezaei@gmail.com یا هر ایمیلی که به نحوی نشان دهنده حداقل نام فامیل باشد، مثل rezaei.a@gmail.com، می تواند گزینه خوبی باشد. این توصیه را جدی بگیرید و از استفاده کردن ایمیل هایی مثل badboy_1990@gmail.com یا مثلاً joojoo_beutifull@yahoo.com در نامه نگاری رسمی جداً خودداری کنید!
قبلاً در نوشته نامه نگاری: نامه غیر رسمی انگلیسی راجع به ساختار یک نامه غیر رسمی صحبت کرده ام. برای یادآوری هم شده بگذارید از ساختار یک نامه انگلیسی شروع کنم. یک نامه رسمی، و به طور کلی هر نامه ای، از سه بخش زیر (به ترتیب از چپ به راست) تشکیل شده است:
در ادامه به ترتیب هر یک از این بخش ها را برای یک نامه رسمی انگلیسی بررسی می کنم:
قسمت Salutation:
در این بخش از یک نامه رسمی انگلیسی ، با توجه به مخاطبتان یکی از سه حالت زیر ممکن است رخ دهد:
۱. اگر مخاطب را می شناسید و نام او را می دانید، می توانید از عبارت Dear استفاده کنید. به این صورت:
- Dear + Mr./Mrs./Ms. + نام خانوادگی + ,
به عنوان مثال :
- Dear Mr. Anderson,
- Dear Mrs. Walter,
اگر مخاطب شما لقبی دارد، مثلا دکتر است، باید آن را قبل از نامش در این قسمت بیاورید. ولی این لقب بجای .Mr یا Mrs. می نشیند و نمی توانید بگویید Mr Dr. Anderson! به مثال زیر دقت کنید:
- Dear Dr. Anderson,
۲٫ اگر جنسیت مخاطبتان را می دانید، ولی اسمش را نمی دانید، برای مخاطب مذکر باید بنویسید:
- Dear Sir,
و برای مخاطب مونث باید بنویسید:
- Dear Madam,
۳٫ اگر ندانید مخاطب نامه شما مذکر است یا مونث (که در این صورت طبیعتاً نام وی را هم نمی دانید) می توانید از عبارت زیر استفاده کنید:
- Dear Sir or Madam,
- Dear Sir/Madam,
یا اگر نامه ای به جایی می نویسید و اصلاً نمی دانید چه کسی مسئول رسیدگی به نامه شماست، مثلاً نمی دانید بخش نیروی انسانی آن سازمان باید پاسخ نامه را بدهد یا موضوع نامه شما به بخش دیگری، مثلاً بخش فنی آنجا، مربوط می شود، نامه را با عبارت زیر آغاز کنید:
- To whom it may concern,
قسمت Body:
این قسمت تقریبا تماماً به موضوع نامه شما بستگی دارد. اما بگذارید به یک نکته مهم در اینجا اشاره کنم. فرض کنید شما قصد اخذ پذیرش و فاند (همان بورس) از دانشگاهی در کانادا را دارید و برای اینکار با استادی مکاتبه می کنید تا به شما فاند بدهد. در اولین ایمیلی که به او می زنید باید پس از Salutation مناسب، مثلاً Dear Dr. Clarck، خود را معرفی کرده و بگویید چطور ایمیل آن استاد را پیدا کرده اید. سپس در پاراگراف بعدی موضوع را گسترش داده و وارد جزئیات شوید. مثلا فرض کنید علی رضایی، همان شخص تخیلی اشاره شده در بالا، دانشجوی ارشد در دانشگاه تهران است و می خواهد برای دکتری در دانشگاه مک گیل در کانادا اقدام کند. اولین خطوط نخستین ایمیل وی به استاد مورد نظرش، در اینجا دکتر Huffman، باید چنین باشد:
Dear Dr. Huffman,
My name is َ Ali Rezaei and I am a graduate student in Tehran University in Iran. I’m contacting you to apply for the research assistant position listed on http://www.mcgill.ca.
پس یادتان باشد، بدون معرفی نروید سر اصل مطلب!
قسمت Sign off:
عباراتی که در بخش sign off یک نامه رسمی انگلیسی می توانید استفاده کنید، به نوع شروع نامه در Salutation ارتباط دارد، پس باز ۳ حالت داریم:
۱٫ اگر از عباراتی که در حالت ۱ قسمت Salutation آمده، یعنی وقتی مخاطب را می شناسید، استفاده کرده اید، در Sign off می توانید بنویسید:
- Very truly yours, → (US)
- Sincerely (yours), → (US)
- Yours sincerely, → (UK)
که منظور از US یعنی بیشتر در انگلیسی آمریکایی رایج است و عباراتی که بعدشان UK آمده بیشتر در انگلیسی بریتیش رایج اند.
۲٫ برای عباراتی که در حالت ۲ قسمت Salutation آمده، یعنی وقتی جنسیت مخاطبتان را می دانید اما نام وی را نمی دانید، می توانید از عبارات زیر استفاده کنید:
- Yours truly, →(US)
- Truly yours, →(US)
- Yours faithfully, →(UK)
۳. اگر عباراتی که در حالت ۳ قسمت Salutation آمده، یعنی وقتی هیچ چیز راجع به مخاطبتان نمی دانید، را بکاربرده باشید هم می توانید از عبارات زیر برای sign off استفاده کنید:
- Yours truly, → (US)
- Truly yours, → (US)
- Yours faithfully, → (UK)
البته زیر هریک از این عبارات باید نام کامل خود را بنویسید. یعنی مثلاً:
Yours sincerely,
Ali Rezaei
یادتان باشد اینها تنها برخی از عبارات ممکن هستند و همچنین بسیاری از افراد انگلیسی زبان چندان نسبت به بریتیش و آمریکایی بودن عبارات فوق حساسیت نشان نمی دهند و حتی برخی از آنها اصلاً با این دسته بندی ها موافق نیستند. بنابراین شما بهتر است همه این ها را یاد بگیرید و سعی کنید به ترتیب گفته شده از آنها استفاده کنید، ولی چندان نگران بریتیش یا آمریکایی بودن عبارات اشاره شده نباشید!
اکیداً توصیه می کنم از بکار بردن زبان غیر رسمی در نامه های رسمی بپرهیزید، البته اگر مایل نیستید نامه تان همچین حسی به مخاطب بدهد:
از رایج ترین عبارات غیر رسمی که زبان آموزان به اشتباه در نامه های رسمی استفاده می کنند، به تجربه من، این ها هستند:
- استفاده از عبارت you know! این عبارت محاوره ای است و نباید در نامه های رسمی بکار رود.
- استفاده از اصطلاحات عامیانه بجای معادل رسمی آنها. مثلا برای بچه از کلمه kid استفاده نکنید. بجای Kid باید بگویید child. سایر کلمات این دسته عبارتند از : yeah بجای yes – استفاده از Cool بجای great و …
- استفاده از عباراتی که در چت استفاده می شوند مثل: LOL
- استفاده از علائم بجای کلمات. رایج ترین اشتباه استفاده از & بجای کلمه and.
- استفاده از مخفف هایی مثل don’t، wouldn’t
این هم آموزش نحوه نوشتن یک نامه رسمی انگلیسی. امیدوارم برایتان مفید بوده باشد. اگر سوال یا نظری دارید لطفا در قسمت نظرات مطرح کنید. شما می توانید این مطلب را از طریق دکمه های زیر با دوستانتان به اشتراک بگذارید.
6 Comments
کلش آف کلنز
سلام
ممنون بابت مطالب آموزنده تون
الان دو ساعته دارم مطالب رو میخونم و خسته هم نشدم
مرسی
سجاد قائمی نژاد
خوشحالم که خوشت اومده. اگر مطلب خاصی مدنظرت هست می تونی بپرسی تا در آینده درمورد اون موضوع هم حرف بزنم.
حسام الدین خسروی
سلام . ممنون . عااالی بود …
نحوه ی نوشتن postcard هم مانند همین نامه است که اینجا گفتید ؟ روش نوشتنش به چه شکل است ؟
سجاد قائمی نژاد
خواهش می کنم.
نوشتن کارت پستال اغلب غیر رسمی هست و می تونید از روش نوشتن نامه های غیر رسمی در انگلیسی که در سایت توضیح دادم استفاده کنید.
کلش آف کلنز
ممنون از اینکه به نظر بنده پاسخ دادید
والا تمامی مطالبی که گذاشتید بسیار عالی بوده و هر مطلبی رو که مد نظرم بوده رو پیدا کردم.
فقط اگر امکان داره در پایان هر آموزش یک نمونه ی کامل رو قرار بدید عالی میشه
بازم ممنون
سجاد قائمی نژاد
خواهش می کنم.
حتما در آینده نزدیک چند نمونه نامه کامل رو می نویسم و روی سایت قرار میدم.